La importancia de la digitalización de las empresas

La digitalización no es una palabra nueva, fue ganando sonoridad a causa de la pandemia de COVID-19 y actualmente tiene una gran relevancia tanto a nivel personal como laboral; el desarrollo de las actividades empresariales en el medio digital son un sinónimo de avance y prosperidad.

¿Qué significa la digitalización?

Si lo miramos desde el ámbito empresarial, significa la transformación digital del negocio, habilitando diversas funciones y gestiones aprovechando las nuevas tecnologías.
Esto quiere decir que muchos procesos, datos, gestiones… que se hacían por medios físicos pasan a realizarse a través de medios digitales con el fin de aprovechar estos nuevos recursos en beneficio de la empresa, los trabajadores y los clientes.

¿Cuáles son sus ventajas?

La optimización de las tareas: Gracias a los avances tecnológicos muchas tareas se pueden realizar de forma mas sencilla y/o rápida así como totalmente automatizada; esto aumenta la productividad ya que las tediosas tareas sobre todo las repetitivas y monótonas se pueden realizar sin prácticamente intervención humana. Esto a su vez logra una reducción del tiempo en el que se completan estos trabajos y de igual manera los clientes esperarán menos por un servicio, lo que beneficia tanto a estos como a la empresa y sus trabajadores.

La flexibilidad que ofrece: Por un lado podemos hablar de conceptos como teletrabajar o trabajar en equipos desde la distancia, gracias a internet y la digitalización de las herramientas, medios y documentos de la empresa, se podrá trabajar con ellos desde un equipo sin estar necesariamente en la oficina, facilitando a los trabajadores la posibilidad de trabajar desde sus casas. También la disponibilidad de acceso al medio digital de la empresa estará disponible 24/7 ya que por ejemplo no depende de que abran las oficinas para coger unos papeles.

La optimización de la mano de obra: Como se ha mencionado en la optimización de tareas, los trabajadores que conforman una empresa se liberan de mucha carga de las tareas ya que o se realizan de forma mas sencilla o incluso automatizada y sin necesidad de que intervengan en ella, lo cual les dará tiempo y facilidades para el desarrollo de otras labores y mejorando su atención a los clientes; por otra parte esta comprobado que realizar tareas tediosas de forma continuada y monótona tiene un impacto negativo en los trabajadores por lo que ofrecerles estas facilidades mejorará su rendimiento, productividad y estado de animo.

La disminución de los costes: Un claro ejemplo seria la reducción del tiempo empleado para la realización de las tareas, se realizan de forma mas ágil e incluso automatizada, o por ejemplo también hay una disminución de errores y fallos al realizar las tareas, evitando tener perdidas tanto monetarias, como de recursos y tiempo.

La seguridad que proporciona: Toda aquella información, archivos, documentos, proyectos, bases de datos… que la empresa maneje, pueden almacenarse digitalmente, llegando a codificarlos o restringirlos para que su visualización o acceso sea denegada sin un permiso o una clave; también no hay tanta preocupación por llegar a perder esta información ya que se pueden realizar copias de seguridad periódicas y así en caso de que ocurra un problema y se pierdan los archivos tanto digitales como físicos, se pueda acceder a la ultima copia y continuar trabajando.

Estas son solo algunas de las muchas ventajas que ofrece la digitalización.

¿Qué pasa si las empresas no se digitalizan?

La digitalización ha ido ganado relevancia entre las empresas en los últimos años y no hay muchas dudas de que su perspectiva de futuro es que siga aumentando.

Por un lado podemos hablar de los inconvenientes de no emplear las herramientas digitales y de tener todos la información en físico o disponer de una única copia (o incluso tener que hacer las copias manualmente cada «X» tiempo), esto supone un gasto de tiempo que se puede disminuir fácilmente, por no hablar de que los empleados no tendrán que ocuparse de las tediosas tareas que pueden realizarse mas cómodamente, teniendo un impacto positivo tanto en la plantilla como en los clientes; y al igual con el asunto de las copias, poniendo un escenario concreto… hay un apagón de los equipos de la empresa , se dañan los archivos físicos o hay filtraciones, tendrían que empezar de 0 nuevamente porque no se han realizado unas copias de forma segura, otorgado un cifrado o clave y almacenarlas en la nube o un servidor.

Además se conoce que los clientes emplean los medios digitales para comprar, buscar, consultar, conocer… por lo que adaptarse a las nuevas tendencias es crucial para sobrevivir en el mundo empresarial; esto puede derivar en una mayor satisfacción de los clientes, atraer clientes potenciales e incluso incrementar los beneficios.

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