SharePoint – Una herramienta empresarial que vale la pena conocer.

SharePoint es una herramienta de gestión que ha ganado relevancia entre las empresas debido a su gran utilidad, acompáñanos para conocer de que se trata…

Primero de todo… ¿Qué es SharePoint?

Se define como una colección de elementos de software pertenecientes a Microsoft con diferentes finalidades y funciones, con esto se consigue obtener o constituir diferentes plataformas con puntos de colaboración, modelos de administración y módulos de investigación o búsqueda; permitiendo agrupar y focalizar los documentos y el contenido digitales de la empresa.

¿Para que sirve?

Entre las muchas funciones que cumple SharePoint podemos agruparlos según las finalidades comentadas previamente…

Cuando hablamos de puntos de colaboración hacemos referencia a crear sitios webs donde realizar tareas conjuntas entre diferentes usuarios, capacidad de comunicación eficiente a tiempo real así como facilidad de compartir y enviar toda la información pertinente (incluso archivos de gran tamaño) y sincronización de los equipos de los colaboradores.

Por otra parte respecto al apartado administrativo y de gestión de documentos, se hace referencia a que se puede acceder a ella desde todos los dispositivos autorizados dentro de SharePoint (pudiendo visualizar, actualizar, almacenar…), mantiene seguros todos los documentos ya que solo se pueden llegar a ellos mediante una autorización de acceso así como la dificultad de perder dichos documentos ya que si falla un equipo o un sistema, la información seguirá almacenada y se podrá acceder a ella desde cualquier otro dispositivo y no hay necesidad de estar conectados a internet.

Por ultimo, respecto a la investigación y a la búsqueda, tiene un potente motor de busqueda así que desde cualquier dispositivo con acceso se podrá encontrar los archivos ya sea mediante una ruta, una palabra o incluso compartiéndolo.

¿Cómo usarlo?

Una vez iniciemos sesión en Microsoft 365 o en SharePoint podremos acceder a la página principal de este  y a partir de aquí se podrán crear espacios tanto de comunicación (difundir información, estados, documentos… de forma visualmente atractiva e intuitiva) como de grupo ( ubicaciones donde los usuarios pueden conectarse para trabajar, compartir y visualizar lo que se haya hecho dentro de este mismo punto, son grupos limitados con un permiso especifico) donde se podrá trabajar conjuntamente y tener acceso a ver lo que otros realizan dentro de este y emplearlo como un lugar seguro de almacenamiento, organización y como hemos mencionado antes  para compartir documentos e información entre los usuarios que tengan acceso o permiso a ese punto de SharePoint (pudiendo acceder desde cualquier dispositivo).

En la página principal visualizaremos diversos puntos como noticias de interés en base a anteriores búsquedas o lugares frecuentados, los puntos o webs más visitadas por los usuarios de ese SharePoint, sugerencias en base a las pesquisas realizadas, cuadro de búsqueda, marca de seguimiento de un sitio (mediante una estrella ⭐​) que después en el apartado de seguimiento se diferenciarán, un «historial» de visita y por ultimo, vínculos destacados (lugares destacados por la empresa).

Además encontraremos una de las herramientas fundamentales, crear un sitio, aparecerá en la página principal al igual que los anteriores puntos, seleccionando «+ Crear sitio» podremos elegir entre sitio de grupo o sitio de comunicación; en ambos casos te drán una pequeña guía donde elegirás el tema, descripción, privacidad… es bastante sencillo te utilizar y te remarcan todos los puntos claves a cumplimentar para crear cada sitio; dentro de sitio de grupo podemos destacar la capacidad de agregar y/o eliminar miembros o propietarios (así como dar permisos), y la creación de subsistíos mediante el apartado de configuración.

¿Qué mas elementos podemos encontrar?

• Páginas donde compartir imágenes, Excel, Word, videos, PowerPoint, audios…
• Listas donde agrupar datos que serán compartidos gracias a las plantillas y poder personalizarlas.
• Biblioteca donde crear, actualizar y guardar documentos, archivos… etc.  para compartir y trabajar de forma conjunta entre los usuarios que tienen acceso a este grupo.
• Aplicaciones  para proporcionar a cada SharePoint unas funcionalidades y un estilo que se adapte a la necesidad de cada empresa.
• Y mucho más…